Verlenen van volmacht voor Vergadering van Certificaathouders op 26 mei 2023

De volmachtprocedure

Van verschillende sympathisanten van de Stichting kregen wij de vraag of het mogelijk is om een volmacht te geven aan de Stichting Certificaathouders Triodos Bank (SCTB) om namens hen hun stem uit te brengen in de Vergadering van Certificaathouders op 26 mei 2023. Wij hebben dit uitgezocht. Het antwoord op deze vraag is dat het mogelijk is om een volmacht te verlenen aan de Stichting. Er is geen maximum aan het aantal volmachten dat de Stichting kan uitoefenen in de Vergadering van Certificaathouders. Er is wel een maximum aan het aantal stemmen dat de Stichting per volmachtgever kan uitbrengen. Dat maximum staat op 1000 stemmen.

1. Wat moet u doen als u een volmacht wilt geven: U moet zich uiterlijk op 19 mei 2023, 19.30 uur registreren voor de Vergadering van Certificaathouders en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders Triodos Bank op 26 mei 2023.
   U hebt hiervoor op of rond 21 april 2023 een e-mail ontvangen van de Triodos Bank met als titel “Uitnodiging Vergadering van Certificaathouders en Algemene Vergadering Aandeelhouders Triodos Bank”. Onderaan in deze e-mail vindt u een groen vakje waarin staat “Registreren”. Als u op dat vakje klikt, opent u een gepersonaliseerde link waarmee u zich kunt aanmelden. U krijgt vervolgens 5 opties te zien. Daarvan kiest u de vierde optie (“Ik ben niet bij de vergadering live of online aanwezig en verleen een volmacht aan een door mij aangewezen persoon die namens mij de fysieke vergadering zal bijwonen"). Als u die optie hebt aangeklikt, krijgt u de melding dat er een bevestigingsmail aan u zal worden gestuurd. In die bevestigingsmail staat een link om het volmachtformulier te downloaden. Dat formulier kunt u printen, invullen en ondertekenen.
   Het kan ook zijn dat u per post een schriftelijke uitnodiging heeft ontvangen. De brief bevat een instructie hoe u zich kunt aanmelden via www.triodos.com/agm2023 met uw persoonlijke verificatiecode en beleggingsrekeningnummer. De code en het nummer staan in de brief vermeld.
2. Het volmachtformulier is in het Engels. Het heet “Voting proxy” (volmacht). 
   Achter “Name” vult u uw naam in.
   Achter “Address” vult u uw adres in.
   De twee regels daaronder, waar opnieuw een naam en adres kunnen worden vermeld, hoeft u alleen in te vullen als uw certificaten zijn ondergebracht in een rechtspersoon.
   Daaronder staat de tekst “hereinafter referred to as the “Principal” (dat bent uzelf), acting in his/her capacity as holder of ………….... (number) of depository receipts for shares of Triodos Bank N.V. issued by Stichting Administratiekantoor Aandelen Triodos Bank, hereinafter referred to as “SAAT”. Bij de puntjes vult u het aantal certificaten in dat u bezit (alleen hele certificaten, geen gedeeltes van een certificaat).
   Daarna volgt de tekst “GRANTS POWER OF ATTORNY TO” (verleent volmacht aan), met daaronder 2 vakjes. Als u een volmacht wilt verlenen aan de Stichting, dan kruist u het tweede vakje aan en vermeldt daarachter “Stichting Certificaathouders Triodos Bank”.
3. Op een geprinte versie van het volmachtformulier plaatst u onderaan uw handtekening, uw naam en de datum van ondertekening. U stuurt vervolgens per post of (gescand) via e-mail naar de Stichting Certificaathouders Triodos Bank:
   
   1.    Het door u ingevulde en ondertekende volmachtformulier 
   2.    Een kopie van een geldig identiteitsbewijs van uzelf 
   3.    De e-mail van de Triodos Bank waarin uw aanmelding voor de vergadering(en) van 26 mei 2023 wordt bevestigd.
   
   Het postadres waar u deze documenten naartoe kunt sturen is: Zwanenven 4,  5645 KR  Eindhoven. 
   Het e-mailadres waar u deze documenten naartoe kunt sturen is: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. 
4. Formulieren en de bijbehorende documenten die als gevolg van een eerdere foutieve instructie zijn gestuurd naar de Triodos Bank zullen door de Triodos Bank aan de Stichting worden overgedragen. Als u uw formulier met de bijbehorende documenten al naar de Triodos Bank heeft gestuurd of gemaild, hoeft u dus niet opnieuw stukken in te sturen.
5. Als u uw volmacht aan de Stichting geeft, dan wordt de Stichting Proxyholder (gevolmachtigde) namens u. De Stichting kan dan 4 dingen namens u doen:
   a. U vertegenwoordigen in de Vergadering van Certificaathouders op 26 mei 2023 
   b. U vertegenwoordigen in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders Triodos Bank N.V. op 26 mei 2023 
   c. De Vergadering van Certificaathouders en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders bijwonen en toespreken 
   d. Uw stemrecht uitoefenen in de Vergadering van Certificaathouders. U kunt daarvoor desgewenst een steminstructie geven (zie hierna).
6. Het enige agendapunt waarover in de Vergadering van Certificaathouders door certificaathouders kan worden gestemd op 26 mei 2023 is het voorstel tot herbenoeming van mevrouw Mercedes Valcárcel als lid van het bestuur van SAAT. Op blz. 2 van het volmachtformulier kunt u aangeven of u vóór deze herbenoeming bent (In favour), of tegen (Against), of dat u zich onthoudt van stemming (Abstain). Als u geen voorkeur invult, dan zal de gevolmachtigde (als wij dat zijn: de Stichting) de keuze voor u bepalen. Wij zullen dan tegen stemmen. Hieronder leggen wij uit waarom we dat zullen doen.

Waarom stemt de Stichting tegen het voorstel tot herbenoeming van mevrouw Mercedes Valcárcel?

Onze stem tegen de herbenoeming is niet gericht tegen mevrouw Mercedes Valcárcel persoonlijk. Zij is echter wel het eerste lid van het SAAT-bestuur van wie de benoemingstermijn afloopt en die mede-verantwoordelijk is geweest voor wat er de afgelopen jaren – met instemming van SAAT – is gebeurd. Wij zijn niet uit op enige vorm van afrekening, maar wij willen wel verandering. Met onze stem kunnen wij nu laten zien dat dit ons ernst is. Wij willen laten zien dat de certificaathouders een grotere stem moeten krijgen in het voordragen en benoemen van leden van het bestuur van SAAT.

De Stichting is geen persoon. Kan de Stichting dan toch stemmen bij volmacht?

Dit hebben wij nagevraagd. Het antwoord is “ja”.

Kan ik een volmacht afgeven voor de stemmingen in de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) op 26 mei 2023?

Helaas kunnen certificaathouders in de AVA van 26 mei 2023 nog niet zelf een stem uitbrengen. Zoals gebruikelijk was in het verleden zal SAAT in deze vergadering namens alle certificaathouders stemmen. In de Vergadering van Certificaathouders op 23 maart 2023 hebben wij aan SAAT gevraagd om het nieuwe stembeleid zo spoedig mogelijk, onafhankelijk van de daadwerkelijke startdatum van MTF-Captin, in te voeren, maar dit is nog niet gebeurd.