Briefwisseling met Raad van Bestuur Triodos Bank over registratieprocedure voor AVA Triodos Bank 17 mei 2024
Op 25 april 2024 stuurden wij een brief aan de Raad van Bestuur van Triodos Bank. In deze brief spraken wij onze zorgen uit over de registratie- en stemprocedures voor de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) van Triodos Bank NV op 17 mei 2024. Die zorgen komen in het kort op het volgende neer:
- De stemprocedure wijkt af van wat certificaathouders inmiddels hadden leren kennen bij SAAT. Niet alleen kunnen certificaathouders uitsluitend een volmacht verlenen aan SAAT en niet aan anderen – dat wisten we – , maar het is ook niet mogelijk voor certificaathouders om voorafgaand aan de vergadering digitaal hun stem uit te brengen – dat wisten we niet.
- Hierdoor is er voor certificaathouders die niet kunnen of willen deelnemen aan de AVA op 17 mei 2024 slechts één mogelijkheid om toch hun stem uit te brengen: door het geven van een volmacht aan SAAT, met of zonder steminstructie.
- De voorzitter van het bestuur van SAAT heeft op 15 april 2024 gezegd dat de AVA van Triodos Bank op 17 mei 2024 de eerste testcase wordt voor de behoefte die bij certificaathouders bestaat om hun stem in de AVA van Triodos Bank uit te brengen via SAAT. Wij vrezen dat de AVA op 17 mei aanstaande een vertekend beeld zal opleveren van die behoefte, nu veel certificaathouders weinig andere keus hebben dan te stemmen via SAAT. Wij vinden de procedure onduidelijk en hebben goede en tijdige communicatie van de kant van de bank gemist.
- De manier waarop de registratieprocedure voor de AVA is ingericht compliceert deze zaak verder. Het eerste invulscherm van ABN-AMRO Corporate Broking is onduidelijk en kan er gemakkelijk toe leiden dat certificaathouders de mogelijkheid missen om een steminstructie aan SAAT te geven. Daardoor kan het gebeuren dat SAAT volmachten zonder steminstructie krijgt terwijl certificaathouders eigenlijk juist wel een steminstructie hadden willen geven.
- Ten algemene is de registratieprocedure nodeloos ingewikkeld, zijn er lastig te begrijpen verschillen tussen de procedures bij Triodos Bank en bij SAAT en schiet de voorlichting aan certificaathouders over de procedure ernstig tekort.
Bij brief van 29 april 2024 ontvingen wij een antwoord van Triodos Bank. Dit antwoord leest als een nogal juridisch-technische reactie op de door ons naar voren gebrachte zorgen. Het grootste deel – niet alles – klopt zuiver technisch wel, maar de brief van de bank gaat helaas voorbij aan de kern van de zorgen die wij uitspraken: waarom moeten wij als organisatie die zich de belangen van de certificaathouders aantrekt zoveel moeite doen om de verschillende procedures te doorgronden en om daarover begrijpelijke informatie te geven aan onze achterban? En dan weten we ook nog dat onze informatie niet meer dan 10% van alle certificaathouders bereikt. Waarom zorgt de bank er zelf niet voor dat procedures zo gemakkelijk en begrijpelijk mogelijk zijn voor certificaathouders?
Natuurlijk begrijpen wij dat het registratiesysteem van ABN-AMRO Corporate Broking waarvoor Triodos Bank en SAAT hebben gekozen niet volledig aanpasbaar is – zeker niet op korte termijn – aan de specifieke omstandigheden bij Triodos Bank en SAAT, maar we constateren dat Triodos Bank hier wel een kans heeft laten liggen om dit soort procedures zo gemakkelijk en toegankelijk mogelijk te maken en daarmee actieve betrokkenheid en participatie van haar certificaathouders te faciliteren. Met andere woorden, we zien de huidige gang zaken als een gemiste kans om de community van certificaathouders en de bank te versterken. In haar brief merkt de bank overigens wel op dat ABN-AMRO voornemens is op korte termijn een nieuwe versie te ontwikkelen van haar portaal en dat daarin – waar mogelijk – ook de wensen van Triodos Bank kunnen worden meegenomen. Dat lijkt ons belangrijk. Het past in elk geval bij de oproep die wij aan de bank hebben gedaan om de governance zo aan te passen dat certificaathouders gemakkelijke mogelijkheden krijgen om zich uit te spreken bij stemmingen.
Lees onze brief van 25 april 2024 hier en de reactie van Triodos Bank van 29 april 2024 hier.
Briefwisseling met SAAT over registratieprocedure voor AVA Triodos Bank 17 mei 2024
Gelijktijdig met onze brief aan de bank stuurden wij ook een brief aan het bestuur van de Stichting Administratiekantoor Aandelen Triodos Bank (SAAT). In deze brief vroegen wij specifiek de aandacht van het bestuur van SAAT voor het vertekende beeld dat kan ontstaan van de werkelijke stempreferenties van de certificaathouders, zoals hierboven al omschreven. Wij drongen er bij SAAT op aan om te stoppen met stemmen in Algemene Vergaderingen van Triodos Bank – behoudens in het geval van dreiging van een vijandige overname – als er geen betere manieren zijn om de werkelijke preferenties van de certificaathouders te achterhalen. Wij deden ook een beroep op SAAT (net zoals op de bank) om zelf zaken voor certificaathouders zo gemakkelijk en begrijpelijk mogelijk te maken en om vertrouwen te gaan schenken aan de certificaathouders.
SAAT beantwoordde onze brief op 2 mei 2024 (datum op de brief: 29 april 2024). De reactie van SAAT is vriendelijk getoonzet en begint met de mededeling van het SAAT-bestuur dat alles wat bijdraagt tot zinnige vereenvoudiging en verheldering haar steun heeft.
SAAT deelt echter niet onze zorgen over een vertekend (“vertroebeld”) beeld van de belangstelling onder certificaathouders voor voortzetting van de huidige rol van SAAT. SAAT geeft wel aan dat zij zich in haar overweging over de voortzetting van de huidige rol van SAAT niet uitsluitend zal laten leiden door wat er gebeurt bij de AVA van Triodos Bank op 17 mei 2024.
Verder stelt SAAT dat de Administratievoorwaarden niet voorzien in de mogelijkheid om een stem al voorafgaand aan een Vergadering van Certificaathouders uit te brengen. Dit verbaast ons. Bij de laatste Vergadering van Certificaathouders waarin is gestemd (de vergadering van 28 februari 2024) kon het namelijk wel.
Lees onze brief van 25 april 2024 aan SAAT hier en het antwoord van SAAT van 2 mei (29 april) 2024 hier.
