Het eerste Nieuwsbericht in deze Nieuwsbrief bevat een weergave en onderbouwing van het standpunt van SCTB over de voorstellen van SAAT tot wijziging van de Administratievoorwaarden van SAAT, respectievelijk de Statuten van SAAT. In dit tweede Nieuwsbericht geven we een korte toelichting op hoe u uw stem kunt uitbrengen op elk van de zes stempunten in de situatie dat u (A) zelf de vergadering niet wilt bijwonen en toch voorafgaand aan de vergadering uw stem wilt uitbrengen, of (B) zelf de vergadering niet wilt bijwonen en iemand anders wilt machtigen om voor u te stemmen.
1. Uitnodiging voor de Vergadering van Certificaathouders op 28 februari 2024
Op of omstreeks 24 januari 2024 hebben certificaathouders via e-mail een uitnodiging ontvangen voor het bijwonen van de Vergadering van Certificaathouders op 28 februari 2024. De uitnodiging is verstuurd door SAAT, de enig aandeelhouder van Triodos Bank. De vergadering wordt gehouden in Hotel Theater Figi in Zeist en begint om 10.00 uur. Registreren voor deelname aan de vergadering, voor stemmen over de agendapunten en/of voor het verlenen van een volmacht kan tot uiterlijk 21 februari 2024, 17.30 uur.
Helemaal beneden in de uitnodiging via e-mail treft u een groene knop “Registreren” aan. “Onder” deze knop zit een gepersonaliseerde link, die het u mogelijk maakt om een keuze te maken uit een aantal alternatieven. Als u op deze knop klikt, dan krijgt u – na het al dan niet accepteren van de cookies – 5 opties te zien:
- u bent in persoon aanwezig in Hotel Theater Figi en brengt live uw stem uit tijdens de vergadering;
- u neemt digitaal aan de vergadering deel via de webcast en brengt digitaal uw stem uit tijdens de vergadering;
- u neemt geen deel aan de vergadering, maar u wilt wel voorafgaand aan de vergadering uw stem al digitaal uitbrengen. Dit alternatief wordt verder toegelicht in paragraaf 2;
- u neemt geen deel aan de vergadering, maar u wilt een ander door middel van het verlenen van een volmacht machtigen om namens u te stemmen tijdens de vergadering. Dit alternatief wordt verder toegelicht in paragraaf 3.
- u neemt geen deel aan de vergadering en u wilt ook niet uw stem uitbrengen.
2. Geen deelname aan vergadering, wel voorafgaand al stem uitbrengen
Als u voor deze optie kiest, dan zult u normaal gesproken na het doorgeven van uw keuze een nieuwe e-mail van SAAT ontvangen, waarin staat hoe u uw stem voor elk van de zes stempunten kunt uitbrengen.
3. Geen deelname aan vergadering, machtiging verlenen via een volmacht
U kunt ook iemand anders machtigen voor het bijwonen van de vergadering en het namens u uitbrengen van uw stem. U vult dan zijn naam en adres in en verstrekt hem een fotokopie van uw geldige legitimatiebewijs en de e-mailbevestiging die u wordt toezonden als u zich hebt aangemeld.
Het is derhalve mogelijk om een volmacht te geven aan de Stichting Certificaathouders Triodos Bank (SCTB). Als u een volmacht aan ons wilt geven, dan kunnen en zullen wij namens u uw stem uitbrengen in de vergadering van 28 februari 2024. In die vergadering zal worden gestemd over de 6 stempunten die zijn geagendeerd voor de vergadering. Ons standpunt daarover hebben wij hierboven in het eerste Nieuwsbericht beschreven.
De procedure voor het verlenen van een volmacht is gelijk aan de procedure die gold voor de Vergadering van Certificaathouders die plaatsvond op 26 mei 2023. Toen kreeg onze Stichting volmachten van 240 certificaathouders. Op grond daarvan konden wij 118.000 stemmen uitbrengen. Er is geen maximum aan het aantal volmachten dat de Stichting kan uitoefenen in de Vergadering van Certificaathouders. Er is wel een maximum aan het aantal stemmen dat de Stichting per volmachtgever kan uitbrengen. Dat maximum staat op 1.000 stemmen.
Hierbeneden geven wij stapsgewijs aan wat u moet doen als u SCTB een volmacht wilt geven. Om volmachten rechtsgeldig te doen zijn en misverstanden te voorkomen, is het belangrijk dat alle stappen zorgvuldig worden doorlopen.
- Via de knop “Registreren” onderaan de uitnodigingsmail komt u op de gepersonaliseerde pagina met de 5 alternatieven; zie hierboven. U kiest hier voor alternatief 4 en u bevestigt uw keuze.
- Er verschijnt een pagina, waarin wordt aangegeven dat u een nieuwe e-mail van SAAT ontvangt, waarmee u uw volmacht kunt regelen.
- De bevestigingsmail van SAAT voor het regelen van de volmacht verschijnt binnen maximaal enkele minuten in uw inbox. Deze e-mail beschrijft 7 stappen, die u moet zetten om uw volmacht te geven.
- De 7 te volgen stappen zijn:
- download het volmachtformulier door op de link in stap 1 te klikken en print het volmachtformulier. Het volmachtformulier is het onderste formulier (“Stemvolmacht SAAT”) als u door de agendadocumenten heen scrolt;
- vul uw persoonlijke gegevens in op het volmachtformulier. Dit betreft naam en adres. Bent u een zakelijke certificaathouder met een NV, BV of een andere rechtspersoon, dan vult u op de bovenste twee regels uw naam en adres in als de rechtsgeldige vertegenwoordiger van uw rechtspersoon. Op de onderste twee regels vult u dan de naam en het adres in van de rechtspersoon die de certificaten bezit.
LET OP: bij deze stap dient u ook het AANTAL CERTIFICATEN dat u in bezit heeft te vermelden. Dit gebeurt bij de drie regels tekst onder de tweede adresregel. Er is niet veel ruimte om uw aantal certificaten te vermelden, maar het is wel de bedoeling dat u het aantal hele certificaten in uw bezit hier vermeldt (dus alleen het hele aantal voor de komma). De bedoelde plek hiervoor op het formulier is het woord (AANTAL) aan het begin van de tweede regel onder de tweede adresregel. Het zal wellicht wat proppen worden, maar het belangrijkste is dat het aantal certificaten duidelijk leesbaar is. - bij “VERLEENT VOLMACHT AAN” kruist u het hokje aan dat voor u van toepassing is en vult u de naam in van de persoon aan wie u uw volmacht wilt verstrekken (bij het tweede hokje). Dit kan dus Stichting Certificaathouders Triodos Bank zijn;
- de 4e stap luidt “dateer en onderteken de volmacht”. Dit gebeurt op pagina 2.
Tevens kunt u op pagina 2 voor elk van de 6 stempunten via een steminstructie aangeven hoe u wenst dat de door u gevolmachtigde voor u stemt. Hierbij zijn er telkens drie opties: VOOR, TEGEN, ONTHOUDEN. Als u geen steminstructie geeft, dan zal de gevolmachtigde naar eigen inzicht stemmen (zie de laatste alinea (c) op de eerste pagina van het formulier. NOGMAALS: vergeet niet uw NAAM nog een keer te vermelden (onder het woord HANDTEKENING en boven het woord DATUM) en de volmacht te dateren en te ondertekenen; - voeg een kopie van een geldig legitimatiebewijs aan uw volmacht toe. Zorg ook dat u een print van de bevestigingsmail van SAAT heeft;
- verstuur per post het volmachtformulier, de kopie van het legitimatiebewijs én de bevestigingsmail die u van SAAT hebt ontvangen aan de door u gevolmachtigde. Het postadres van het secretariaat van de Stichting wordt hierbeneden vermeld.
LET OP: als u SCTB een volmacht verstrekt, dan hoeft u niet het hele setje ook per post aan SAAT te versturen. VERZENDING PER POST AAN SCTB IS VOLDOENDE; - de gevolmachtigde dient de door u ingevulde volmacht plus de kopie van het legitimatiebewijs plus de bevestigingsmail bij de registratiebalie van Hotel Theater Figi te laten zien ter controle en registratie van de volmachten.
Het secretariaat van SCTB zorgt ervoor dat alle op naam van SCTB ontvangen volmachten worden geregistreerd en samengevat voor overlegging aan SAAT. Om deze verwerking zo soepel en efficiënt mogelijk te laten verlopen, verzoeken wij u vriendelijk om uw volmachtformulier + kopie legitimatiebewijs + print bevestigingse-mail als een setje per post op te sturen. Voor de verwerking en voor de overlegging aan SAAT (en de notaris) is dat veel handiger dan verzending via e-mail.
U kunt uw volmachtset sturen aan:
Stichting Certificaathouders Triodos Bank
t.a.v. Secretariaat SCTB
p.a. Eperweg 33H
8181 ET Heerde
Mocht u niet de mogelijkheid hebben om te printen en documenten per post te verzenden, dan kunt u de hierboven genoemde documenten via e-mail versturen aan het info account van SCTB:
Ons verzoek is wel om dit alleen te doen als verzending per post geen optie is.
